Φροντιστήριο ΕΠΙΛΟΓΗ - Το επάγγελμα του Γραμματέα

Ορισμός: Ο γραμματέας ασχολείται με τη σύνταξη ή αντιγραφή και την αρχειοθέτηση κειμένων, την ταξινόμηση φακέλων, τη διαχείριση και διακίνηση αλληλογραφίας, την προφορική ή ηλεκτρονική επικοινωνία και γενικότερα με εργασίες γραφείου.

Περιγραφή: Τα χαρακτηριστικά του επαγγέλματος διαφοροποιούνται ανάλογα με το χώρο εργασίας του γραμματέα. Ο γραμματέας φροντίζει για την καλή οργάνωση του γραφείου και τη λειτουργία των μηχανημάτων διεκπεραίωσης των εργασιών του γραφείου, συντάσσει ή καθαρογράφει και διορθώνει έγγραφα και επιστολές, φροντίζει για τη διαχείριση και διακίνηση της αλληλογραφίας με όλα τα μέσα, κρατάει πρωτόκολλο, ταξινομεί και αρχειοθετεί την αλληλογραφία, διατηρεί κατάλογο ημερήσιων εργασιών και εκκρεμοτήτων, καταρτίζει σε συνεργασία με τον προϊστάμενο και υπενθυμίζει σε αυτόν το πρόγραμμα των καθημερινών συναντήσεων και επαφών, αναλαμβάνει τις τηλεφωνικές και ηλεκτρονικές επικοινωνίες του γραφείου και προστατεύει τον προϊστάμενο του από άσκοπες διακοπές και ενοχλήσεις. Ακόμη, σε ορισμένες περιπτώσεις ασκεί καθήκοντα υπευθύνου δημοσίων σχέσεων.
Ανάλογα με τις απαιτήσεις της εργασίας και του χώρου, η γραμματειακή υποστήριξη μπορεί να γίνεται με την καθοδήγηση των προϊσταμένων ή μπορεί να απαιτεί τη λήψη πρωτοβουλιών. Συνήθως ο γραμματέας διεύθυνσης, που έχει ως καθήκον του την υποστήριξη του διευθυντή, χρειάζεται να λαμβάνει γρήγορες και σωστές αποφάσεις.

Εκπαίδευση: Για να εργαστεί κάποιος ως γραμματέας χρειάζεται να έχει ολοκληρώσει την υποχρεωτική εκπαίδευση. Ειδικές γνώσεις και κατάρτιση μπορεί να αποκτήσει φοιτώντας στα δημόσια ή ιδιωτικά Ι.Ε.Κ., ή ακόμη στα Κέντρα Ελευθέρων Σπουδών που παρέχουν εκπαίδευση για εργασία ιδιαίτερου γραμματέα.
Σήμερα, εκτός από τις απαιτούμενες δεξιότητες για το επάγγελμα, θεωρείται απαραίτητο ο γραμματέας να χειρίζεται ικανοποιητικά τον ηλεκτρονικό υπολογιστή και πιο συγκεκριμένα, να γνωρίζει καλά τα προγράμματα που χρησιμοποιούνται σε γραμματειακές εργασίες. Απαραίτητη θεωρείται επίσης και η πολύ καλή γνώση μιας τουλάχιστον ξένης γλώσσας.
Τα προσόντα βέβαια είναι κάθε φορά ανάλογα με τις απαιτήσεις της θέσης. Για τη θέση της γραμματείας διεύθυνσης, μπορεί να απαιτηθούν αυξημένα προσόντα όπως πτυχίο Τ.Ε.Ι. ή Α.Ε.Ι. Η προϋπηρεσία στο επάγγελμα θεωρείται σημαντικό πλεονέκτημα.

Σπουδαιότητα: Ο γραμματέας πρέπει να είναι άτομο υπεύθυνο, εργατικό, με συνέπεια και μεθοδικότητα στην εργασία του. Πρέπει, επίσης, να είναι ευγενικός, να έχει άνεση στην κοινωνική επαφή και γενικότερα να οικοδομεί με την συμπεριφορά του ένα θετικό κλίμα συνεργασίας. Πολλές φορές χρειάζεται να είναι αποφασιστικός, με κριτική σκέψη για να μπορεί να ανταποκρίνεται σε επείγουσες εργασίες. Στην περίπτωση που εργάζεται για ένα μεγάλο οργανισμό ή επιχείρηση χρειάζεται να διαθέτει πνεύμα ομαδικότητας και ικανότητα καλής συνεργασίας.

Μέλλον: Στις θέσεις γραμματέων απασχολείται μεγάλος αριθμός υπαλλήλων και παρουσιάζονται πολλές ευκαιρίες για νέους εργαζόμενους. Παράλληλα, πολλά άτομα διαθέτουν τα προσόντα να εργαστούν σε μια τέτοια θέση με αποτέλεσμα να παρατηρείται υψηλός ανταγωνισμός και έντονη ανασφάλεια. Το πρόβλημα αυτό είναι κυρίαρχο στον ιδιωτικό τομέα, όπου οι επιχειρήσεις λόγω της μεγάλης προσφοράς αυξάνουν τα κριτήρια πρόσληψης, με αποτέλεσμα οι ενδιαφερόμενοι είναι υποχρεωμένοι να αποκτούν όλο και περισσότερα τυπικά προσόντα.

Περιβάλλον ενασχόλησης: Ο γραμματέας εργάζεται σε διάφορες δημόσιες υπηρεσίες, οργανισμούς και τράπεζες.
Στον ιδιωτικό τομέα ο γραμματέας εργάζεται σε μεγάλες επιχειρήσεις και οργανισμούς, ή σε μικρότερα γραφεία με υψηλότερες συνήθως αμοιβές απ' ότι στο δημόσιο τομέα, αλλά με αρκετή εργασιακή ανασφάλεια.

Επαγγελματικές συνθήκες: Οι συνθήκες εργασίας του γραμματέα εξαρτώνται από το κλίμα συνεργασίας, την οργάνωση και υλικοτεχνική υποδομή που διαθέτει το γραφείο. Συνήθως ο γραμματέας εργάζεται σε σύγχρονο περιβάλλον γραφείου, με τον απαραίτητο τεχνολογικό εξοπλισμό για διεκπεραίωση εργασιών γραφείου.
Η εργασία του γραμματέα μπορεί να χαρακτηρισθεί ως κουραστική και αγχώδης. Το ωράριό του καθορίζεται από τις καθημερινές υποχρεώσεις και δραστηριότητες του προϊσταμένου και όχι από την τυπική σύμβαση εργασίας. Γι' αυτό και συχνά παρατείνεται με υποχρεωτικές υπερωρίες. Ακόμη, η συνεχή άσκηση της δακτυλογραφίας για μεγάλο χρονικό διάστημα, μπορεί να δημιουργήσει πρόβλημα στους καρπούς των χεριών (σύνδρομο καρπιαίου σωλήνα).
Μέσα στα καθήκοντα του γραμματέα και ανάλογα με το είδος και μέγεθος των δραστηριοτήτων της επιχείρησης που εργάζεται, είναι να παρευρίσκεται σε συνεδριάσεις για την τήρηση των πρακτικών, σε συμβούλια ή ομάδες εργασίας, ή ακόμη να συνοδεύει τον προϊστάμενο/διευθυντή σε ταξίδια στο εσωτερικό ή το εξωτερικό της χώρας.

Γενικά σχόλια: Ο ρόλος του γραμματέα σήμερα, δεν είναι απλά εκτελεστικός. Ο γραμματέας οφείλει να κρίνει και να παίρνει τις κατάλληλες πρωτοβουλίες μέσα στη περιοχή ευθύνης του, να ενεργεί με αποφασιστικότητα, ταχύτητα και ακρίβεια και να παρέχει την απαραίτητη υποστήριξη στον προϊστάμενό του και κατ' επέκταση στην επιχείρηση, στηριζόμενος στις γνώσεις του, τις ικανότητές του και στις διευκολύνσεις που του παρέχει η σύγχρονη τεχνολογία στο χώρο.


	Kεντρική Επαγγέλματα Νομικά & Οικονομικά Το επάγγελμα του Γραμματέα